حضور در نمايشگاههاى تخصصى و بين المللى داراى تشريفات خاصى است كه يكى از آنها مدیریت موثر و بهينه غرفه در مراحل قبل و بعد از برگزارى نمايشگاه مى باشد كه در زير برخى از موارد آن بازگو مى شود:

1. برنامه‌ریزی پیش از نمایشگاه

• تعیین اهداف: ابتدا باید اهداف مشخصی برای حضور در نمایشگاه تعیین شود؛ اهداف می‌توانند شامل معرفی محصولات جدید، افزایش آگاهی از برند، جذب مشتریان جدید یا برقراری ارتباطات تجاری باشند.
• تعیین بودجه: بودجه‌بندی دقیق برای مدیریت هزینه‌ها اهمیت زیادی دارد و باید تمام جنبه‌ها از طراحی و ساخت غرفه تا تبلیغات و نیروی انسانی در نظر گرفته شود.
• آموزش تیم غرفه: تیم غرفه باید با محصولات، خدمات و اهداف نمایشگاه آشنا باشند و مهارت‌های لازم برای برقراری ارتباط موثر با بازدیدکنندگان را داشته باشند. آموزش‌های مختصری در زمینه روابط عمومی، مذاکره و پاسخ به سوالات می‌تواند به تیم کمک کند تا با اعتمادبه‌نفس عمل کنند.

2. مدیریت غرفه در طول نمایشگاه

• برنامه‌ریزی زمان‌بندی حضور تیم: حضور مداوم تیم غرفه در تمام ساعات نمایشگاه ضروری است، به همین دلیل برنامه‌ریزی دقیق شیفت‌ها و استراحت اعضا کمک می‌کند تا در تمامی ساعات، غرفه بدون کاهش کیفیت خدمات‌دهی مدیریت شود.
• جذب و استقبال از بازدیدکنندگان: یکی از وظایف مهم مدیریت غرفه، جذب بازدیدکنندگان به داخل غرفه و استقبال گرم از آن‌ها است. تیم غرفه باید به‌خوبی بتوانند در چند ثانیه اول، بازدیدکنندگان را با لبخند و برخورد حرفه‌ای به خود جلب کنند.
• پاسخگویی به سوالات و توضیح محصولات: تیم غرفه باید به سوالات بازدیدکنندگان پاسخ دهند و محصولات را به شکل واضح و جذاب معرفی کنند. استفاده از کاتالوگ‌ها، بروشورها و ویدیوهای تبلیغاتی نیز در این امر مفید است.
• ارائه هدایای تبلیغاتی: هدایا و نمونه‌های تبلیغاتی می‌توانند بازدیدکنندگان را به غرفه جذب کرده و خاطره مثبتی از برند شما در ذهنشان به جای بگذارند.
• کنترل تعداد زياد بازدیدکنندگان: در برخی مواقع، تعداد بازدیدکنندگان ممکن است بسیار زیاد شوند؛ مدیریت موثر جریان افراد و نظم دادن به فضای غرفه، برای جلوگیری از شلوغی و هرج‌ومرج مهم است.

3. مديريت ارتباطات و ثبت اطلاعات بازدیدکنندگان

• ثبت اطلاعات تماس: جمع‌آوری اطلاعات تماس بازدیدکنندگان (مانند ایمیل، شماره تماس و نام شرکت) بسیار مهم است تا پس از اتمام نمایشگاه، بتوان با آن‌ها ارتباط گرفت.
• برقراری ارتباط با مشتریان بالقوه: تیم غرفه باید توانایی تشخیص مشتریان بالقوه را داشته باشد و به ایجاد ارتباطات تجاری جدی بپردازد. کارت ویزیت، بروشورها و معرفی نامه‌ها می‌توانند ابزارهای خوبی برای ارتباط اولیه با مشتریان باشند.

4. پیگیری پس از نمایشگاه

• ارسال پیام تشکر: پس از نمایشگاه، ارسال پیام تشکر به بازدیدکنندگان و مشتریان احتمالی، علاوه بر ایجاد حس خوب در آن‌ها، یادآوری‌ای از برند شما خواهد بود.
• پیگیری مشتریان بالقوه: تیم فروش باید مشتریانی که در نمایشگاه علاقه نشان داده‌اند را پیگیری کرده و با آن‌ها مذاکرات لازم را انجام دهد.
• ارزیابی عملکرد: بررسی نتایج نمایشگاه، ارزیابی عملکرد تیم و تحلیل اینکه تا چه حد به اهداف تعیین‌شده دست یافته‌اید، از اقدامات ضروری پس از نمایشگاه است. این کار به بهبود برنامه‌ریزی برای نمایشگاه‌های آینده کمک می‌کند.